In sommige gemeenten werden de "Duitse" aangelegenheden door wisselende ambtenaren behandeld, maar in Arnhem lag het vanwege de omvang van de papierwinkel voor de hand om daarvoor een speciale administratie op te zetten. Alleen al het door de Wehrmacht in beslag genomen onroerend goed omvatte hier tot de evacuatie in september 1944 honderden objecten. Begin 1943 was de situatie zodanig, dat er haast geen dag voorbij ging zonder dat weer nieuwe Duitse instanties moesten worden ondergebracht. Alle grote gebouwen waren in beslag genomen. Mededeling van burgemeester Bloemers in een vergadering over evacuatie van rijksambtenaren, 2197 Secretarie Arnhem, serie 1940-1949, inv. nr. 1614, volgnr. 3756/8. Vgl. ook de inlichtingen door de chef "Duitsche Zaken", opgetekend in de Notulen Zuiveringscommissie Gemeentepersoneel van 26 september 1945 (Gemeentearchief Arnhem; nog niet openbaar).

De al of niet periodieke declaraties wegens deze en andere vorderingen konden uiteraard het best worden beoordeeld en verzameld door de afdeling Financiën van de Secretarie. De doorzending echter, en ook de correspondentie geschiedde op naam van de burgemeester.

Wanneer op het Stadhuis is besloten tot een aparte secretarie-afdeling "Duitsche Zaken", is niet duidelijk. Sterker nog: tot dusver is noch een besluit over het instellen van zo'n afdeling, noch over het aanstellen van een chef bekend. Zelfs naar een opgave van sterkte, samenstelling of werkwijze van de afdeling is tot nu toe vergeefs gezocht. Het hoofd "Duitsche Zaken" zelf was echter tegenover de "Zuiveringscommissie" voor gemeentepersoneel in september 1945 zeer pertinent in zijn mededeling over "een speciaal daarvoor (te weten voor vorderingen) in het leven geroepen afdeeling, die ervoor diende het contact tusschen de Gemeentelijke Overheid en de Duitsche bezetting te onderhouden, echter ten behoeve van de Nederlandsche bevolking". Notulen Zuiveringscommissie Gemeentepersoneel van 26 september 1945.

Is de organisatorische onduidelijkheid opzet? Het is denkbaar dat burgemeester Bloemers in oorlogstijd niet meer aan het papier heeft willen toevertrouwen dan nodig, maar de meest voor de hand liggende verklaring is weerzin tegen het bevestigen van al wat verband hield met een bezetting, waaraan misschien toch wel gauw een eind zou komen.

Dat er een afdeling "Duitsche Zaken" heeft bestaan, blijkt dus vooral uit haar eigen correspondentie. Ook toen de afdeling in de jaren 1942 en vooral 1943 duidelijker contouren aannam, bleven de meeste en in elk geval de belangrijker stukken overigens uitgaan van de burgemeester. Declaraties werden trouwens ook wel rechtstreeks bij "Financiën" ingediend, en geregeld zal een beroep zijn gedaan op de specialismen elders op de Secretarie; de grenzen met het werk van andere afdelingen waren niet altijd scherp te trekken.

Uit de stukken van "Duitsche Zaken" kan worden opgemaakt dat de afdeling vanaf een niet precies meer te bepalen moment, waarschijnlijk al in 1940, maar in elk geval in 1942 werd geleid door C.W. Vuursteen, een commies, afkomstig van de afdeling Financiën.

Hoewel de gemeentesecretaris zijn directe superieur was, stond Vuursteen in feite rechtstreeks onder de burgemeester als diens adviseur en vertegenwoordiger in "Duitse" aangelegenheden. Dat maakte zijn positie wel tweeslachtig, te meer daar de administratie inzake schadevergoedingen bleef berusten bij de afdeling "Financiën", of althans bij een ambtenaar daarvan. Verdere vaste medewerkers had Vuursteen in het begin vermoedelijk niet, maar desgewenst kon hij behalve op de ondersteuning van Financiën blijkbaar ook rekenen op die van de Secretarie. Reeds in een brief aan de Wehrmachtkommandantur van 31 december 1941, Archief "Duitsche Zaken", inv. nr. 1, Zusammenstellung 2-h, schrijft Bloemers over Vuursteen als zijn vertegenwoordiger ("Vertreter"). Op de stukken komt tot ver na de oorlog de naam voor van N. van Lingen als degene die bij of namens "Financiën" de administratie verzorgde. Een vroeg voorbeeld is de notitie op een ingekomen brief van 18 mei 1941, Archief "Duitsche Zak
en", inv. nr. 1, Zusammenstellung 2-c. Ondersteuning vanuit de Secretarie blijkt uit de ondertekening namens de chef "Duitsche Zaken" van een verklaring door de secretarie-ambtenaar H. Rotman, Archief "Duitsche Zaken", inv. nr. 39, 21 juli 1943.

Formeel aangesteld of niet: de chef "Duitsche Zaken", in 1940 nog geen 32 jaar oud, kon de toen zestigjarige burgemeester veel zaken uit handen nemen of ze althans helpen voorbereiden, want toen de afdeling er eenmaal was, bleef haar rol, of althans die van haar hoofd, natuurlijk niet beperkt tot die van doorgeefluik voor declaraties. Bloemers' standpunt ten aanzien van contacten met de bezetter was, naar Vuursteen de "Zuiveringscommissie" vertelde, puur pragmatisch: als de bevolking daar baat bij kon hebben, werden die contacten gelegd. Vuursteen was geboren op 21 sept. 1908, Bloemers op 18 april 1880. Zie voor Bloemers' standpunt over contacten met de Duitsers de uiteenzetting van Vuursteen in de Notulen Zuiveringscommissie Gemeentepersoneel van 26 september 1945. Het boekje waarop Vuursteen zich daarbij beroept, is waarschijnlijk: K.J. van Nieukerken, Ambtsplicht in Oorlogstijd, Gouda, 1939.

Met de meest uiteenlopende tegenspelers, Duitsers èn Duitsgezinde Nederlanders kregen Bloemers en Vuursteen van doen. Het had zijn nut om te proberen het vertrouwen te winnen van commandanten met wie de Gemeente gedurende langere tijd te maken had, zoals majoor Graf von Solms. Goede relaties op de juiste plaats kwamen vroeg of laat van pas, niet alleen wanneer de zoveelste inbeslagneming dreigde, maar ook bij andere, soms heel wat hachelijker "Duitse" zaken.

In de betrekkingen met een overmachtige tegenspeler kwam het vooral aan op gevoel voor nuances, voor wat wèl en niet kon. Soms was met brutaliteit iets te bereiken, soms was het geraden in te binden. Dat was een kwestie van flair, op zijn tijd een ruim geweten, en ervaring. Die laatste kon men bij "Duitsche Zaken" ruimschoots opdoen. Kon Bloemers zelf bij de correspondentie een oog in het zeil houden, in het mondeling contact moest Vuursteen een permanente taalkundige uitwedstrijd spelen. Van een goede woordkeus konden het lot van huizen en inboedels afhangen. Mochten zich al eens grammaticale problemen voordoen, dan zal men zich er op de afdeling "Duitsche Zaken" mee hebben getroost dat sommige Duitsers met hun taal ook heel raar omsprongen. Met name over de bizarre spel- en stijlfouten van partijbonzen zal op het Stadhuis wel eens zijn gemeesmuild.