De stichtingsordonnantie - blijkens een post in de oudste rekening *  naar Dordts voorbeeld opgesteld - geeft in de artikelen 9, 11, 12 en 13 enige voorschriften betreffende administratie en archief van het Burgerweeshuis.

Hoewel de tekst, met name van artikel 12, niet erg helder is, kunnen we er wel uit afleiden dat in het "comptoir", tevens bestuurskamer, zouden moeten worden bewaard de leggers en registers, waaronder een - wellicht in duplo - aan te leggen cartularium of fundatieboek, dat ook de stichtingsordonnantie zou bevatten, en een naamregistertje van bestuurders, weesouders en kinderen. In het kantoor zou een kist met drie verschillende sloten worden geplaatst voor de berging van belangrijke archivalia, zoals originelen van akten. In dezelfde kist zou ook contant geld worden bewaard.

Fundatieboek noch naamregisters zijn bewaard gebleven, howel hun aankoop, samen met die van het oudste resolutieboek, in de al genoemde rekeningpost wordt vermeld. Niet slechts uit de oudste periode is veel verloren gegaan: resoluties ontbreken tussen de jaren 1587 en 1592, maar ook van 1627 tot 1742.

Het is onmogelijk na te gaan wat er in de loop der tijden precies is verdwenen en wanneer. Wellicht is tijdens de Franse bezetting van 1672-1674 het een en ander in ongerede geraakt, maar het is ook mogelijk dat de hiervoor genoemde registers niet of slechts zeer kort in gebruik zijn geweest en daardoor min of meer geruisloos konden verdwijnen. De wijze waarop de oudste nog bewaarde rekeningen, die van 1583/84, 1586/87 en 1588/89, en de resolutieboeken uit het begin der zeventiende eeuw zijn bijgehouden, geeft geen hoge dunk van de administratieve zorgvuldigheid van bestuur en weesvader.

Rekeningen zijn bewaard vanaf 1605 tot medio 1848. Van na dat jaar zijn ze daarentegen, met uitzondering van die over 1855, niet meer aanwezig. Ze werden doorgaans door de huismeesters zelf afgehoord.

Aangezien in de loop van anderhalve eeuw nogal wat onjuistheden in de boekhouding waren binnengeslopen, werd tussen 1735 en 1740 een administratieve zuivering uitgevoerd, die in de rekening van 1736 duidelijke sporen heeft nagelaten *  en leidde tot het aanleggen van het nieuwe resolutieboek van 1742, dat bewaard is gebleven.

Van onschatbare waarde voor onze kennis van het Burgerweeshuis tot het midden der achttiende eeuw zijn de zogenaamde "Retroacta", een handschrift in twee delen, waarin overhuismeester Everhardt Rudolph Huygens omstreeks 17490, waarschijnlijk in het kader van de boekhoudkundige hervorming, tal van gegevens over financiën en goederenbezit heeft vastgelegd, maar dat ook heel wat materiaal van meer algemene aard bevat. Huyghens volgt in zjin handschrift de indeling van de rekeningen. Hij kon nog gebruik maken van thans verloren resolutieboeken.

In 1740 was het archief van het Weeshuis geborgen in twee kabinetten op de huismeesterskamer, een kist in de catechiseerkamer en een kist op zolder *  . In 1816 werden de archieven "naar oude gewoonte" bewaard in drie kasten, elk met twee sloten, die in de huismeesterskamer stonden *  . Van twee archiefkasten is weer sprake in 1902: het bestuur gaf toen opdracht tot het make van een archiefkluis *  .

Als grondeigenaar was het Burgerweeshuis betrokken bij het bestuur van de Dorpspolder Driel. Groter was zijn invloed in de besturen van het zogenaamde Grote Griet onder Elden en van Ugcheler Bos en Marke onder Beekbergen. Van de bescheiden waarin deze bemoeienis haar neerslag viond, is in 1929 een gedeelte betreffende de Ugcheler Marke overgedragen aan het Rijksarchief in Gelderland. Onder de nog aanwezige stukken zjin het belangrijkst twee registers met afschriften, respectievelijk betreffende de Marke Ugchelen en het Grote Griet, die de vertegenwoordigers van het Weeshuis in genoemde besturen hebben gebruikt.

Het hier beschreven deel van het Burgerweeshuis is afgelsoten met het jaar 1914, toen rentmeester H.L. Woltersom, die jarenlang zijn stempel op de administratie had gedrukt, met pensioen ging.

Het tijdvak 1914-1945 wordt in het archief gekenmerkt door een nagenoeg volledig ontbreken van stukken. Slechts de resoluties zijn vanaf 1936 bewaard. Dat het archief van het Burgerweeshuis van voor 1914 is behouden, danken we aan de omstandigheid dat het bij de vordering van het gebouw in maart 1944 was ondergebracht in het Archiefdepot der Provincie aan de Hofstraat.

Het archief van het Nieuwe Weeshuis, dat in het gebouw aan het Roermondsplein werd bewaard, ging met dat van het Burgerweeshuis over 1914-1945 verloren.

In 1954 werd het archief van het Burgerweeshuis naar het Gemeentearchief Arnhem overgebracht. De materiale toestand, hier en daar vatbaar voor verbetering, was, zeker gezien de dramatische lotgevallen van de stukken, bevredigend, al bleken de zegels nogal te hebben geleden. Omstreeks 1960 werd door de heer J. den Draak een proeve van een inventaris op een gedeelte van de bescheiden gemaakt.

In 1977 stelde op verzoek van de gemeentearchivaris de secretaris van het bestuur der beide weeshuizen een onderzoek in naar eventueel in de bewaarplaats van de Nederlandse Heidemaatschappij nog achtergebleven archivalia. Dit had tot resultaat dat enige zeer belangrijke stukken werden teruggevonden, waaronder een deel van de al meer genoemde "Retroacta". Ten slotte werd uit de bewaarplaats van de Heidemaatschappij in 1978 ook het jongste gedeelte van het archief der beide weeshuizen naar het Gemeentearchief overgebracht.

De inrichting van de inventaris wordt uiteraard in hoofdzaak bepaald door de series resoluties en rekeningen, terwijl de stukken betreffende de financiën en goederen voor zover doenlijk de rangschikking volgen die Huyghens aanhield in zijn handschrift. Een nauwer aansluiten bij enige oude ordening, waarvan sommige stukken wel kenmerken dragen, is niet meer mogelijk ten gevolge van de herordening die in 1883 en 1884 door de rijksarchivaris mr. J.F. Bijleveld is uitgevoerd. Bijleveld liet zich bij zijn rangschikking van de losse stukken leiden door rigoureuze topografisch-chronologische criteria. Zijn regestachtige beschrijvingen hebben niet alleen betrekking op werkelijk aanwezige stukken, maar soms ook op teksten uit gebonden delen zoals cartularia, waardoor ze wel eens de indruk wekken dat stukken verloren zijn, die nooit als afzonderlijke materiële eenheid van het archief deel uitmaakten.

Toch heeft de, alleen in klad bewaard gebleven, inventaris van Bijleveld de grote verdienste dat hij ons in staat stelt na te gaan wat sinds 1884 is verdwenen. De verliezen blijken over het algemeen, met name ook ten aanzien van de middeleeuwse en zestiende eeuwse bescheiden van de broederschappen, mee te vallen. Ze betreffen vooral het oude bezit aan kaarten. Om de gebruiker van de inventaris in staat te stellen zich een indruk te vormen van de vroeger aanwezige kaarten, is als bijlage onder meer een lijst opgenomen van kaarten die Bijleveld in 1883 nog aantrof, maar die sindsdien zijn verdwenen.

In de regestenlijst is als datum van afsluiting aangehouden 31 maart 1583 Oude Stijl, het tijdstip van stichting van het Burgerweeshuis. Er is van uitgegaan dat de Arnhemse schepenen de Kerststijl volgden. Dat deze, in tegenstelling tot wat Graswinckel *  en Fruin *  aannemen, ook na 1486 nog wel werd toegepast, zou kunnen worden opgemaakt uit de oorkonde van 18 april 1539 (regest 220), waarin sprake is van "Kersmisse neest verleden, nementlicken anno negen ind dertich".

Vermelding verdient ten slotte nog dat bij het archief is aangetroffen enige beschilderd houtsnijwerk, onder andere een weesmeisje en een weesjongen voorstellende, in 1668 gemaakt door beeldhouwer Herman Stoltsenbergh. Het heeft deel uitgemaakt van een kastje waarin een perkamenten rol was bevestigd met de namen der huismeesters. Het grootste deel van deze rol, met de namen uit de perioden 1583-1770 en 1860-1934, is bewaard gebleven. Een en ander is na overleg met het bestuur van het Burger- en Nieuwe Weeshuis overgebracht naar het Gemeentemuseum.

Behalve naar de hiervoor genoemde publicaties wordt in deze inventaris verwezen naar de volgende werken:
Arnhem zeven eeuwen stad; officieel gedenkboek, Arnhem 1933.
Bijdragen en Mededeelingen van de Vereeniging Gelre, deel XXII en XXIII, Arnhem 1919 en 1920.
Driessen, H.L. Retroacta van den Burgelijken Stand in Gelderland; beschrijving van de doop-, trouw- en begraafboeken etc, Arnhem z.j.
Graswinckel, D.P.M. De archieven der gasthuizen en fundatiën, gilden, schutterijen en vendels, gedeponeerd bij het Oud-Archief der Gemeente Arnhem, 's-Gravenhage 1930.
Iddekinge, P.R.A. van, Het archief van de Sint-Nicolai Broederschap te Arnhem 1352-1893, 1978.
Loeff, J. Het archief der commanderij van Sint-Jan, Arnhem 1950.
Rechterlijk archief der stad Arnhem, Het; getypte inventaris z.pl. en j.
Register op de leenaktenboeken van het Vorstendom Gelre en Graafschap Zutphen, uitgegeven door J.S.S. Baron Slot en J.S. van Veen, Arnhem 1904-1937.