Er zijn nog een aantal familie- en huisarchieven in het Rijksarchief in Gelderland waarin stukken voorkomen die de archivalia in deze inventaris aanvullen. Het beste voorbeeld is de inventaris van het huisarchief Enghuizen, waarin zich nog een aantal stukken betreffende Walraven van Heeckeren HEE/08/01 bevindt. In 5.4 Verspreiding van archivalia betreffende het geslacht Van Heeckeren vindt u een schematisch overzicht. In de N.B. 's bij de beschrijvingen wordt naar specifieke inventarisnummers verwezen.

Stukken betreffende de uitoefening van openbare ambten en functies zijn ingedeeld bij de betreffende personen. Een overzicht per functie is te vinden in 5.6 Lijst van de belangrijkste bestuursfuncties, waarover in het archief stukken te vinden zijn. Voorzover ze niet aan iemand toegeschreven kunnen worden zijn ze te vinden in 2 Stukken betreffende gewestelijke/provinciale, regionale en lokale aangelegenheden.

De beschrijvingen uit de oude toegang (onderdeel A; zie 3.1 Overzicht van archiefbestanddelen en oude toegangen) kunnen nog wel van nut zijn, omdat ze uitgebreider zijn dan de beschrijvingen in deze inventaris. Over het algemeen zijn ze redelijk betrouwbaar, hoewel details als namen en datering niet altijd kloppen. Ze zijn chronologisch gerangschikt, zodat het terugvinden weinig moeilijkheden zal opleveren. Een kopie van de deze toegang is in de studiezaal van het Rijksarchief aanwezig.

Van veel charters bestaan 19e-eeuwse afschriften. Deze worden niet apart genoemd in de beschrijvingen. Ze zijn zoveel mogelijk bij de stukken gelaten, net als de originele omslagen indien ze aanvullende informatie bieden. De afschriften van charters zijn chronologisch tot een aparte serie gebundeld (inventarisnummer 1580).

Achtervoegsels bij familienamen (Van Heeckeren van ?, Van Pabst tot ? etc.) zijn alleen opgenomen als ze vast bij de naam horen (volgens het Nederland's Adelsboek). Zo noemde Jacob D.C. Van Heeckeren HEE/10/04 zich Van Heeckeren van Kell. Bij zijn afstammelingen werd het tot een vast onderdeel van de naam. De adellijke titel of het predikaat zijn kortheidshalve weggelaten. Van de voornamen is in de tekst alleen de eerste voluit geschreven, van de overige alleen de eerste letter. In de genealogische schema's (5.1 Genealogische schema's) zijn alle voornamen in hun geheel te vinden.