Van de vier kwartierscommissarissen is een gedeelte van het archief bewaard gebleven. Elke kwartierscommissaris had een eigen administratie waar de inkomende en uitgaande brieven werden geregistreerd. Toegang tot deze stukken heeft men via chronologische lijsten van behandelde zaken en registers.

Het platteland van Gelderland werd in 1817 verdeeld in zeventien hoofdschoutambten. Het aantal hoofdschoutambten, later districtscommissarissen, nam vervolgens tot 1850 steeds af. Wanneer een hoofdschout elders werd benoemd of overleed werd zijn plaats meestal niet opgevuld en werd de hoofdschout van een aangrenzend district, al dan niet tijdelijk, belast met de waarneming of werd het district bij een naburig district gevoegd. In 1837 werd het platteland opnieuw verdeeld, nu in vijf districten. Bij de archiefvorming is lang niet altijd rekening gehouden met deze veranderingen, de samenvoegingen van hoofdschoutambten/districten en de waarneming van de hoofdschouten/districtscommissarissen.

De vele samenvoegingen van hoofdschoutambten/districten, al dan niet tijdelijk, maken de zaak niet erg overzichtelijk. Een complicerende factor is ook het feit dat veel archiefstukken verloren zijn gegaan of zijn vernietigd. Hierdoor zijn meestal slechts gedeelten van het archief van een hoofdschout/districtscommissaris bewaard gebleven.

In het algemeen kan gesteld worden dat iedere hoofdschout/districtscommissaris verplicht was er een administratie op na te houden waar de inkomende en uitgaande stukken werden geregistreerd. De hoofdschout/districtscommissaris diende zelf een afschrift van iedere uitgaande brief te behouden. De inkomende en uitgaande brieven zijn meestal chronologisch geordend.

Na het afschaffen van de districtscommissariaten werden de archieven en die van de hoofdschouten en de kwartierscommissarissen in het provinciaal archiefdepot gedeponeerd *  . Deze archieven zijn in 1899 geïnventariseerd door A.J.C. Kremer. Uit het verslag van Kremer blijkt dat er toen veel vernietigd is, "... uit de drie of vierhonderd behield ik zelden meer dan zes bladen" *  . Vergelijking van de inventaris van Kremer met de zich thans in het archief bevindende stukken laat zien dat er in de loop van de tijd nog meer stukken verloren zijn gegaan.

Een aantal hoofdschouten/districtscommissarissen heeft (bovendien, of gelukkig) niet alle ambtelijke stukken overgedragen aan de provincie na de beëindiging van hun taak. Dit heeft tot gevolg gehad dat in een aantal particuliere archieven ambtelijke stukken te vinden zijn. Het aantal stukken varieert sterk, van één tot vele tientallen *  . Bij elk onderdeel wordt verwezen naar een familie-, persoonlijk- of huisarchief waarin zich nog ambtelijke stukken bevinden; men zie bovendien de bijlagen.