In de Gids voor de archieven van het provinciaal bestuur van Gelderland 1813-1950 vindt de gebruiker een overzicht van verwante bestanden en een zoekstrategie. De zoekstrategie geeft aan hoe gezochte informatie in de archieven van het provinciaal bestuur en de provinciale diensten en commissies het best gevonden kan worden.

De kern van het archief van PS bestaat uit de series notulen met bijlagen. Hiervan zijn er twee: de minuten (vastgestelde concepten; inventarisnummers 1-1284, handgeschreven) en de netexemplaren (vanaf 1845 gedrukt; inventarisnummers 1288-1508). Het verdient aanbeveling laatstgenoemde serie eerst te raadplegen. Deze is toegankelijk via cumulatieve, meestal 10-jaarlijkse, indexen (inventarisnummers 1548- 1555, over 1814-1930) en via jaarlijkse indexen achterin elk deel (soms vóór de bijlagen).

Apart zij nog gewezen op de notulen van besloten vergaderingen (inventarisnummers 1285-1286). Ingekomen stukken (adressen, verzoekschriften enz. en verzonden brieven zijn geregistreerd in de inventarisnummers 1557-1559 (1853-1951) resp. 1557 (1817-1845); men vindt ze veelal als bijlage bij de notulen, of, als het uitgaande missiven zijn, daarin in extenso opgenomen. Presentielijsten van Statenleden zijn te vinden in inventarisnummer 1287 (1931-1961) en in de bijlagen bij de minuut-notulen; namen van aanwezigen zijn ook gedrukt in de netnotulen. Zie voor uitgebreider aanwijzingen ook de Gids voor de archieven van het Provinciaal Bestuur van Gelderland 1813-1950.

De door Gedeputeerde Staten jaarlijkse aan Provinciale Staten uitgebrachte verslagen over de toestand van de provincie (1814/5-1946; inventarisnummers 1560-1679) bevatten veel samenvattende informatie op provinciaal niveau, maar ook veel materiaal op lokaal niveau en/of per onderwerp van bestuur.

De notulen zijn gerangschikt per zitting (een aaneengesloten reeks vergaderdata). In bijlage 1 is een volledige lijst van vergaderdata opgenomen.

De bijlagen bij de minuut-notulen (inventarisnummers 1-1237) zijn gerangschikt op datum van afhandeling. Oorspronkelijk waren ze naar agendanummer geordend. Waarom deze herordening heeft plaatsgevonden kon niet meer worden achterhaald.

De meeste bijlagen zijn gedrukt (inventarisnummers 1288-1508). Het verdient daarom het aanbeveling eerst deze serie te raadplegen. Mocht een bijlage daarin niet zijn opgenomen, dan kan men die vinden bij de minuten, als men de datum van afhandeling weet. De nummers van de bijlagen bij de minuut-notulen komen niet overeen met die van de bijlagen bij de gedrukte versie.

De gedrukte notulen zijn tot en met 1951 per zitting toegankelijk door middel van alfabetische zaakindices, opgenomen achter de bijlagen. Cumulatieve indices over perioden van tien jaar zijn er voor het tijdvak 1814-1930 (inventarisnummers 1547-1555). De ingekomen en uitgaande brieven zijn toegankelijk met behulp van de inventarisnummers 1556-1559.

Zie voor een overzicht van alle zittingen en vergaderdata bijlage 4.1 Lijst van vergaderdata.