De oudste stukken die zich in het archief van de hervormde gemeente Groenlo bevinden beginnen in het jaar 1684. Uit de notulen blijkt dat archiefvorming al eerder moet hebben plaatsgevonden. In inv. nr. 1 folio 6 wordt namelijk gesproken over het "oude kerckenboek". Ook blijkt uit de notulen dat enkele archiefstukken verdwenen zijn; inv. nr. 1 folio 34: de predikant deelt mede dat sinds 20-2-1690 voor de kerkenraad enkele akten zijn gepasseerd. Deze akten zullen niet in het notulenboek worden bijgeschreven, maar bij de predikant in bewaring worden gegeven. In inv. nr. 2 folio 27 is er sprake van een obligatieboek en ook bij latere overdrachten wordt er gesproken over een obligatieboek welke in 1702 zou zijn aangelegd.
Een diaconie-rekenboek uit het begin van de 18e eeuw blijkt te ontbreken, inv. nr. 2 folio 37V.
Het trouwregister 1663 - 1684 werd bij de overdracht in 1764 ook niet meer genoemd; het trouwregister 1709 - 1753 wordt nog wel in de inventaris 1910 vermeld maar is nu ook niet meer in het archief aanwezig. Eveneens verdwenen zijn: afgedane rekeningen tot 1747, een ligger van "landeriën en obligatiën deser stadsdiakonie" 1761, synodale ordonnatieën en resoluties van Smetius, 7 reglementen of placaten, lidmaatattestaties en 6 geschreven boekjes bevattende conditiën van verkopingen, requesten.

In 1811 werden de doop- en trouwboeken door het plaatselijk bestuur opgeëist om als retroacta bij de burgerlijke stand te worden gevoegd. Deze boeken berusten nu op het Rijksarchief te Arnhem.

De meest recente archiefstukken zijn afkomstig uit het jaar 1979. In de documentaire verzameling zitten nog recentere stukken n.l. tot 1987. (Nieuws uit de Grolse Kerken). Deze documentaire verzameling is in geheel te raadplegen.

Tijdens twee perioden blijken er geen kerkenraadsnotulen te zijn gemaakt: december 1706 - 25 april 1707 en 8 juni 1944 - 19 april 1945.

Al vroeg wordt er aan archivering aandacht besteed. In het kerkenraadsreglement van 1692, inv. nr. 1 folio 38, wordt het een en ander geregeld over het noteren van de handelingen van de kerkenraad.

In 1771 op de landdag te Zutphen wordt opgesteld "het reglement waarna de predikanten en kosters zig ten plattenlanden in 't houden der aantekeningen van ledematen van gedoopten en getrouwden zullen hebben te gedragen". Zie inv. nr. 3.

Ook aan de bewaring van de archiefstukken werd aandacht besteed; in 1749 werd besloten dat de archiefstukken in een kastje in de consistoriekamer bewaard moesten worden, alleen de scriba zou in het bezit zijn van een sleutel. In 1759 werd besloten dat het prothocol van de handelingen der kerkenraad 1720 - 1758 in de kast in de garfkamer bewaard zou worden. In het jaar 1836 besluit men het obligatieboek en de schuldbrieven in een blikken trommel te bewaren en in 1893 werd aan E.H. Huyskes een verzoek gedaan om deze trommel in zijn brandkast te mogen bewaren. Anno 1920 werden geldswaardige papieren in de veiligheidskluis der kassier geplaatst en drie jaar later dacht men er over om zelf tot aanschaf van een brandkast over te gaan. Tien jaar later kwam men tot uitvoering van dit plan. In het bezit van een brandkast verzicht de kerkenraad het oude archief tot 1816 terug te laten zenden vanuit Den Haag.

Inventarissen zijn er ook regelmatig gemaakt. In 1974 wil men het archief opnieuw laten inventariseren; er wordt gedacht aan het sociaal werkvoorzieningschap Hameland en aan het Rijksarchief te Arnhem.

Uiteindelijk wordt door de heer Seekles een begin gemaakt met de inventarisatie. In 1987 besluit de kerkenraad het archief bij het Streekarchivariaat Oost Gelderland in bewaring te geven. Het archief wordt geplaatst bij de gemeente Groenlo.

Het archief heeft een totale lengte van 4 meter en is geordend naar functies. Het meest recente stuk wat in de inventaris beschreven is, is afkomstig uit 1983.

Door de bezoeker zijn alleen stukken te raadplegen welke ouder zijn dan 50 jaar en waar geen beperkende maatregel op van toepassing is.