Toelichting op de inventarisatie

Uitgangspunt van de inventarisatie was de ordening en beschrijving van het oud-archief van de gemeente Zelhem over de periode 1811-1940.
De oudste archivalia, de registers van de burgerlijke stand, vangen in 1811 aan. *  De vroegste archiefstukken aangaande het bestuurlijke functioneren van de gemeente dateren uit 1818. * 
Het afsluitingsjaar is op 1940 bepaald omdat toen definitief werd overgegaan tot de zaaksgewijze ordening van het gemeentearchief. Ook vóór 1940 werden bij de behandeling van bepaalde zaken al dossiers aangelegd. Een aantal daarvan is terug te vinden in de pakken, chronologisch, per jaar, geordende ingekomen stukken *  alwaar ze bij de inventarisatie ook werden aangetroffen. Ook is een aantal dossiers daterend van vóór 1940 opgenomen in een archiefblok van ná 1940 dat door een extern bureau *  geïnventariseerd werd. Besloten is om deze situatie voorlopig niet te wijzigen *  . Een systematische beschrijving van deze dossiers kan na gebleken behoefte alsnog aan deze inventaris worden toegevoegd.
De bestaande series werden bij de inventarisatie intact gelaten, derhalve werd het jaar 1940 veelvuldig overschreden. Zo loopt de serie besluiten van de raad door tot 1941 en de notulen van de vergaderingen van de college van burgemeester en wethouders tot 1946. In de financiële administratie zijn kasboeken opgenomen die zich uitstrekken tot 1953. De jongste delen in de serie registers van ingekomen en vertrokken personen dateren zelfs uit 1967.

Zoals algemeen gebruikelijk was inde 19e eeuw werd het Zelhemse gemeentearchief volgens het seriestelsel geordend. De aangetroffen series werden bij de inventarisatie onderverdeeld in zes rubrieken. De rubriek "bestuursadministratie" omvat de archivalia die betrekking hebben op de besluitvorming. Het begrip "besluitvorming" moet in dit verband ruim worden geïnterpreteerd; ook de correspondentie van het bestuur is er in ondergebracht, daarin bevinden zich veel archivalia met betrekking op de uitvoering van wettelijke regelingen. In de rubrieken "financiële administratie" zijn de kasstukken ondergebracht. (correspondentie over de financiële administratie bevindt zich onder de rubriek "bestuursadministratie") De kasstukken werden verdeeld over de rubrieken 5 en 6. Rubriek 5 omvat de periode 1840 - 1923 en rubriek 6 de periode 1924 - 1944. Deze splitsing is een gevolg van het feit dat met ingang van 1924 de financiële administratie een wijziging onderging met de invoering van de verzamelstaten J en K, hetgeen zijn weerslag heeft gehad op de aanleg van de aard van de overige kasstukken.