De kern van de in deze verzamelinventaris beschreven archieven wordt meestal gevormd door series correspondentie, registers van notulen en registers van gedetineerden. De oude orde hiervan was gemakkelijk te herstellen. Alleen de archieven van de directeur van de (Straf)gevangenis te Groningen en de Strafgevangenis, tevens Rijkswerkinrichting "De Slikken" in Westernieland hebben een iets ingewikkelder structuur. De genoemde archieven bestaan voor een groot deel uit correspondentie, die geordend was volgens een (identiek) rubriekenstelsel. In beide gestichten werden door de administratie meerdere rubrieken per jaar in één ordner gevoegd. Bij de inventarisatie zijn de ordners uiteengenomen en werden per rubriek doorlopende chronologische series gevormd. Dit gebeurde ook met de toegangen, op losse vellen geschreven agenda's.

Een apart probleem vormden nog de archivalia van de stad-Groningse gestichten, fungerend als interneringskamp voor de na de tweede wereldoorlog in het kader van de Bijzondere Rechtspleging gearresteerden. De betreffende stukken werden in volstrekte wanorde aangetroffen. Twee overwegingen hebben tot de beslissing geleid om deze stukken als een afzonderlijk archief op te vatten. In de eerste plaats werden de voorlopig geïnterneerden geplaatst in zowel het Huis van Bewaring als de Strafgevangenis, waarbij als enig criterium de toevallige aanwezigheid van archiefruimte gold. Toedeling van deze archivalia aan één van beide directeursarchieven zou vrij arbitrair zijn. In de tweede plaats is de overgrote meerderheid van de correspondentie betreffende de geïnterneerden apart gehouden van de andere correspondentie en draagt dus ook niet de bijbehorende registratuurkenmerken. Op grond hiervan leek het de minst slechte oplossing het archief van de gevangenissen in de stad Groningen fungerend als interneringskamp als een aparte eenheid te beschouwen. Relatief veel tijd ging zitten in de noodzakelijk gebleken na-acquisitie.

Zo werd alsnog het archief van het College van Toezicht op het Huis van Bewaring te Veendam opgespoord, benevens ontbrekende archiefbescheiden van de gevangenissen in de stad Groningen en die in Appingedam en Winschoten. Ondanks vele pogingen bleek het echter niet mogelijk de verblijfplaats te achterhalen van de archieven van het Huis van Bewaring te Onderdendam en die van de naoorlogse kampen voor politieke delinquenten uit de periode voordat ze werden overgenomen door het reguliere gevangeniswezen *  .

Een hoeveelheid archiefbescheiden ter omvang van circa 26 meter is ter vernietiging voorgedragen. Bij de selectie is gebruik gemaakt van de door de Ministers van Justitie en die van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen vastgestelde vernietigingslijst. De omvang van de archieven bedraagt, na aftrek van de ter vernietiging voorgedragen archiefbescheiden, circa 70 meter. De volgorde van de in deze inventaris opgenomen archieven is alfabetisch naar vestigingsplaats. Wat de rubrieken betreft is als hoofdindeling gekozen voor de gezien het seriële karakter van de archieven voor de hand liggende indeling: stukken van algemene aard/stukken betreffende bijzondere onderwerpen. Voor zover mogelijk is bij de subrubrieken een impliciete volgorde organisme/taak aangehouden. De volgorde van de beschrijvingen binnen de rubrieken is overwegend chronologisch. Toegangen zijn steeds opgenomen bij de bescheiden waarop ze betrekking hebben.

De eindredactie bestond uit het omwerken van drie afzonderlijke inventarissen, vervaardigd in het kader van stageprojecten, tot één verzamelinventaris. Het betrof de inventaris van de instellingen van het gevangeniswezen in de stad Groningen tot 1886, die van de in dezelfde stad gevestigde instellingen over de periode 1886-1974 en tenslotte die van de overige instellingen van het gevangeniswezen in de provincie Groningen. Auteurs ervan waren respectievelijk J.J.J. Beek, J. Folkerts en H. de Raad.

De verrichte bewerkingen waren de volgende. De bestaande inleidingen werden samengevoegd. Een aantal algemene hoofdstukken over gestichten, registers van gedetineerden, besturende c.q. toezichthoudende colleges en cipiers c.q. directeuren werd eraan toegevoegd. Verder werden de paragrafen over de geschiedenis van de instellingen van het gevangeniswezen in de stad Groningen, voorzover het de periode voor 1886 betrof, op grond van nieuw bronnenonderzoek geheel herschreven.

Over het eigenlijke inventarisgedeelte het volgende. Omdat het stageprojecten betrof, was om praktische redenen bij een tweetal archieven van instellingen van het gevangeniswezen in de stad Groningen (namelijk dat van het College van Regenten en dat van de cipier c.q. directeur van het Huis van Verzekering en opvolgende instellingen) een kunstmatige caesuur aangebracht, namelijk het jaar 1886. Deze scheiding is ongedaan gemaakt.

De rubrieken en de beschrijvingen werden zoveel mogelijk geüniformeerd. Waar nodig werden beschrijvingen verbeterd c.q. aangevuld. Een klein aantal later binnengekomen aanvullingen op de archieven van de in de stad Groningen gevestigde instellingen werd alsnog beschreven en in de verzamelinventaris opgenomen.