Onderstaand treft u algemeen inleidende informatie aan over de functie van archiefdiensten, de inhoud van archieven en eventueel benodigde plug-ins voor het bekijken van gevonden archiefmateriaal.

Wat is een archief?

Wat is een archieftoegang?

Wat doet een archiefdienst?

Welke soorten archiefdiensten zijn er?

Studiezaal

Reserveren en inzien van stukken

Wat is een archief?

Een archief is een verzameling van documenten, bijeengebracht door een instantie, familie of persoon (de archiefvormer). Op grond van de archiefwet kan men verplicht zijn deze documenten te bewaren, maar ook kan het om andere redenen gewenst zijn het archief te bewaren.
Een archief kan bestaan uit agenda's en notulen, dossiers, brieven, akten, kaarten, tekeningen, foto's enz.

Wat is een archieftoegang?

Een archieftoegang bevat een overzicht van beschrijvingen van archiefstukken die deel uitmaken van dat archief (dit overzicht wordt 'inventaris' genoemd). Een archieftoegang bevat in veel gevallen ook een inleiding met de geschiedenis van het archief of van de archiefvormer. Zo’n inleiding geeft vaak veel achtergrondinformatie.

Het overzicht van beschrijvingen van archiefstukken, oftewel de inventaris, is hiërarchisch opgebouwd. Rubrieken geven structuur aan de informatie en maken deel uit van de beschrijving.
Een archief kan ook nader toegankelijk zijn gemaakt. Dit houdt in dat de afzonderlijke archiefstukken nog uitgebreider zijn beschreven. Vooral genealogische bronnen zijn vaak nader toegankelijk.

Wat doet een archiefdienst?

Een archiefdienst is zorgdrager van de archieven. In Nederland zijn ca. 400 archiefdiensten, die voornamelijk overheidsarchieven beheren. Dergelijke historische centra beheren vaak ook belangwekkende particuliere archieven. Daarnaast kunnen kerken, bedrijven en andere particuliere instellingen archieven beheren die soms (gedeeltelijk) toegankelijk zijn. Er zijn ook archiefdiensten die heel specifieke archieven beheren zoals het NIOD met archieven betreffende de Tweede Wereldoorlog, en Waterschaparchieven met archieven over polders.

Daarnaast beheren archiefdiensten vaak ook een bibliotheek en diverse collecties, zoals prenten en kaarten, de historisch topografische atlas en audio-visuele collecties.

De archiefdiensten samen beheren honderden kilometers archief.

Op basis van de archiefwet van 1995 zijn archiefdiensten die overheidsarchieven beheren verplicht archieven correct te beheren en toegankelijk te maken voor het publiek.
Goed archiefbeheer vereist allereerst dat er deugdelijke (bijvoorbeeld zuurvrije) materialen worden gebruikt. De eisen aan deze materialen zijn opgenomen in de ministeriële regeling 'duurzaamheid archiefbescheiden'. De Archiefwet stelt uitdrukkelijk dat de archieven niet alleen in goede en geordende, maar ook in toegankelijke staat moeten worden gebracht en bewaard. Dit is een voorwaarde om de openbaarheid te waarborgen. Dit doen zij door een geordend overzicht naar onderwerp van de archieven die zij in huis hebben aan te bieden in een archievenoverzicht.

In veel gevallen is er per archief een overzicht van de inhoud (inventaris) gemaakt van de verschillende dozen, mappen enz.. Een inventaris bestaat uit beschrijvingen. Voor iedere beschrijving staat een nummer, gevolgd door een inhoud, een datering en een uiterlijke vorm.
Een inventaris bevat naast beschrijvingen vaak een toelichtende inleiding en analyses van archiefbestanddelen.
Een archief kan ook nader toegankelijk zijn gemaakt. Dit houdt in dat de afzonderlijke archiefstukken nog uitgebreider zijn beschreven. Lang niet ieder archief is echter nader toegankelijk gemaakt.

Archiefdiensten van de overheid zijn openbaar. U kunt meestal zonder kosten archiefstukken aanvragen en inzien. Archiefstukken worden echter niet uitgeleend. Heeft u vragen dan zijn de archiefmedewerkers op de studiezaal graag bereid u van dienst te zijn.
Archieven van de overheid worden vaak na 20 á 30 jaar overgebracht naar een archiefdienst. Archieven jonger dan 20 á 30 jaar zijn daardoor niet beschikbaar. Stukken betreffende nog levende personen zijn bij wet niet openbaar. Daardoor zijn de meeste stukken over personen ouder dan 100 jaar.

Archiefdiensten beschikken vaak over een studiezaal (zie daar).

Welke soorten archiefdiensten zijn er?

Er zijn diverse soorten archiefdiensten die ieder een eigen rol vervullen.

Studiezaal

Archiefstukken worden over het algemeen niet uitgeleend, zoals een bibliotheek dat doet. Daarom is er bij de meeste archiefdiensten een studiezaal waar archiefstukken kunnen worden bestudeerd.
Op de studiezaal is vaak een archiefmedewerker die behulpzaam kan zijn. Op openingstijden is de studiezaal toegankelijk voor bezoekers met een zgn. bezoekerspas. Deze is kosteloos te verkrijgen bij de receptie.
Op de studiezaal staan veelal archievenoverzichten en inventarissen, vergelijkbaar met de overzichten en inventarissen op deze website. Veel informatie kan worden bekeken doordat het is vastgelegd op microfilm.
De adressen en openingstijden vindt u op deze site.

Reserveren en inzien van stukken

De archieven binnen een archiefdienst zijn in beginsel openbaar en kosteloos door iedereen te raadplegen. Wel kan een archiefdienst beperkingen leggen op de openbaarheid. In veel gevallen heeft dit te maken met de bescherming van de privacy van personen.

Als u een gevonden archiefstuk wilt inzien neemt u contact op met de betreffende archiefdienst. Dat kan per e-mail, post of telefoon. U maakt een afspraak om het archiefstuk op de studiezaal te kunnen bestuderen. Om wachten te voorkomen kunt u de stukken vooraf reserveren.